Comment bien structurer et maintenir vos workflows à moyen et long terme

‍La fonctionnalité « Workflows » est sans aucun doute une partie très puissante et importante dans Hubspot. Ils nous permettent de créer une infinité de possibilités qui peuvent être liées à l’automatisation des actions marketing et sales. Les workflows peuvent également vous aider au quotidien dans la gestion et la manipulation de vos données.

Pour avoir autant de possibilités et de flexibilité, les workflows sont généralement l’une des fonctionnalités préférées des marketeurs et d’autres personnes qui utilisent HubSpot.

Néanmoins, les workflows peuvent aussi être motif de préoccupation si on les crée d’une manière désorganisée et pas du tout structurée ou alignée avec les processus de l’entreprise. Un workflow doit être au moins compréhensible pour une personne qui le regarde pour la première fois et qui essaie de le comprendre. 

Dans ce contexte et dans le but d’avoir un ensemble de workflows facile à maintenir à moyen ou long terme, je partagerai ici quelques conseils et bonnes pratiques.

Créer des petits workflows plutôt qu’un seul grand workflow

Vu la puissance et l’infinité de possibilités d’un workflow, on a souvent envie de créer un seul workflow pour gérer un ensemble d’actions. Il faut savoir que dans la plupart des cas, il est tout à fait possible de créer un grand workflow qui regroupe toutes les actions souhaitées avec plusieurs branches différentes. Néanmoins, ce type de workflow est davantage compliqué pour être maintenu dans le moyen ou long terme. Il sera plus difficile à maintenir si par exemple vous devez changer quelque chose dans votre processus ou lorsqu’une nouvelle personne ou collègue de travail aura besoin de le consulter ou de le changer en votre absence.

Utiliser les dossiers pour organiser vos workflows

Depuis un moment, HubSpot nous donne la possibilité de créer des dossiers pour les workflows. Les dossiers vous permettent de regrouper les workflows qui sont dans une même catégorie. Avec l’organisation des workflows par dossiers, il est plus simple de retrouver un ensemble de workflows si jamais vous avez besoin de les changer. Ci-dessous, vous trouverez un exemple de répartition des workflows par dossier :

Consulter constamment l’onglet « Workflows comportant des erreurs »

HubSpot a récemment ajouté aux workflows un onglet qui s’appelle « Workflows comportant des erreurs » et honnêtement c’est un gain de temps. Cet onglet met en avant les workflows qui comportent des erreurs qui doivent être corrigées. Il suffit d’aller sur l’historique du workflow pour consulter les erreurs récentes.

Réviser les workflows non utilisés

Les workflows qui n’ont pas été utilisés au cours des 90 derniers jours méritent dans la plupart des cas une attention particulière. Et dans la partie « Workflows » de HubSpot, il existe également un onglet « Workflows non utilisés ». Celui-ci vous permet d’identifier facilement les workflows qui n'ont fait l'objet d'aucune action au cours des 90 derniers jours. 

L’idéal est de repasser sur ces workflows régulièrement et identifier s’ils sont toujours utiles pour votre processus et pour votre équipe. 

Ajouter une description à votre workflow

La personne qui a créé le workflow connaît certainement la façon dont un workflow fonctionne. Mais ce n’est pas toujours le cas pour vos collègues d’équipe et même pour le créateur du workflow, il est bien d’ajouter une description à celui-ci pour avoir des informations et savoir comment il fonctionne. Le but est de garder une trace à moyen ou long terme sur celui-ci pour éviter d'oublier son fonctionnement.

Les descriptions peuvent être facilement ajoutées en allant sur « Plus » dans un workflow et en cliquant sur « Description ».

Enfin, si vous arrivez à utiliser ces 5 conseils pour bien maintenir les workflows, vous aurez certainement moins de difficultés à garder une structure saine et votre entreprise sera la principale gagnante. 

NB : pour avoir accès aux workflows HubSpot il faut une souscription Pro.

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