Les meilleures pratiques pour l'utilisation des séquences dans HubSpot
L’utilisation des séquences dans HubSpot est un levier puissant pour automatiser et personnaliser vos communications avec vos prospects et clients, tout en restant aussi pertinent que possible à chaque étape du parcours client. Les séquences permettent de créer des séries d'emails automatisés et des tâches de suivi, tout en maintenant un haut niveau de personnalisation. Cependant, pour tirer pleinement parti de cet outil, il est essentiel de suivre certaines meilleures pratiques.
Voici un guide des meilleures pratiques pour utiliser les séquences dans HubSpot, en mettant l’accent sur la personnalisation à travers les jetons dynamiques et la segmentation par objectif.
Personnalisation des emails avec les jetons dynamiques
Une des clés de la réussite des séquences dans HubSpot est la personnalisation des emails. HubSpot vous permet d'intégrer des jetons dynamiques dans vos emails pour personnaliser chaque envoi en fonction des informations spécifiques de vos contacts.
Qu'est-ce qu'un jeton dynamique ?
Les jetons dynamiques sont des balises qui extraient automatiquement des informations des fiches contacts dans HubSpot. Vous pouvez ainsi insérer des données comme le prénom, le nom de l’entreprise, le poste ou toute autre propriété dans vos emails. Par exemple, au lieu de commencer un email par “Bonjour,” vous pouvez personnaliser l'introduction avec “Bonjour, [Prénom]”, rendant ainsi chaque email unique.
Meilleures pratiques pour l’utilisation des jetons
Utiliser les informations pertinentes : N'intégrez pas trop de jetons pour éviter que l’email paraisse artificiel ou encombré. Focalisez-vous sur les informations qui apportent une vraie valeur à votre email, comme le nom, l’entreprise, et éventuellement des données spécifiques comme l’étape dans le cycle de vente.
Préparer des valeurs par défaut : Il est essentiel d'anticiper les cas où certaines informations pourraient manquer dans votre CRM. Configurez des valeurs par défaut dans vos jetons pour éviter des emails impersonnels comme “Bonjour, [Nom non disponible]”. Exemple : Si le prénom n'est pas renseigné, remplacez-le par “Bonjour, cher client”.
Maintenir une structure naturelle : Assurez-vous que l’utilisation des jetons s'intègre naturellement dans votre message. Évitez des phrases forcées ou trop rigides, et adaptez le ton en fonction de votre audience.
Segmenter les séquences par objectif
Une autre meilleure pratique pour optimiser l’utilisation des séquences dans HubSpot est de créer des séquences par objectif. Plutôt que de concevoir une séquence unique pour tous vos contacts, segmentez vos séquences selon les objectifs spécifiques que vous souhaitez atteindre. Cela permet non seulement d'adapter le message au contexte, mais aussi d’augmenter considérablement les chances de conversion.
Contenu ciblé : Selon l’objectif, personnalisez le contenu des emails avec des informations spécifiques à chaque étape du parcours client. Un lead qui a demandé une démonstration n’a pas besoin des mêmes informations qu’un prospect froid à qui vous venez d’envoyer une première présentation.
Fréquence des emails : Adaptez la fréquence de vos emails en fonction du degré d’intérêt du prospect et de l’objectif de la séquence. Par exemple, une séquence de nurturing peut s'étaler sur plusieurs semaines, tandis qu'une séquence après l'envoi d'une proposition peut être plus concentrée sur quelques jours.
Identifier des objectifs clairs
Avant de créer une séquence, identifiez l’objectif principal :
Relance d'un lead inactif : Concevez une séquence pour réengager un prospect qui n’a pas répondu à vos précédentes sollicitations.
Suivi après une démo : Après une présentation de votre produit, créez une séquence pour suivre les prospects, répondre à leurs questions et les guider vers l’étape suivante de votre processus de vente.
Relance après une proposition envoyée : Après l’envoi d’une offre commerciale, une séquence peut vous aider à rappeler au prospect l’échéance ou l’importance de la décision, tout en restant à sa disposition pour des questions.
Nurturing : Créez des séquences spécifiques pour les leads qui ne sont pas encore prêts à acheter, mais qui nécessitent des informations supplémentaires pour progresser dans le cycle de vente.
Focus Nurturing : quand utiliser les séquences plutôt que les workflows ?
Le nurturing consiste à entretenir la relation avec un prospect en lui envoyant des contenus adaptés et personnalisés au bon moment pour le faire avancer dans le cycle de vente. HubSpot propose deux approches principales pour mettre en place des campagnes de nurturing : les séquences et les workflows. Le choix de l’un ou l’autre dépend du contexte et des objectifs.
Séquences : Les séquences sont plus adaptées pour le nurturing en one-to-one, lorsque vous avez un contact direct avec un prospect et que vous souhaitez personnaliser le suivi de manière proactive. Elles sont particulièrement efficaces pour un nurturing commercial ou un suivi de lead après une interaction spécifique (comme une démo ou un appel). Les séquences vous permettent également d’inclure des tâches manuelles, comme des appels, pour un suivi plus personnel.
Workflows : Les workflows, quant à eux, sont plus adaptés au nurturing à grande échelle ou pour des campagnes de marketing automation. Ils permettent de segmenter automatiquement votre audience en fonction de critères et de déclencher des actions en fonction du comportement ou des étapes dans le cycle de vie du prospect (téléchargement d’un livre blanc, inscription à une newsletter, etc.). Les workflows sont donc plus efficaces pour gérer un nurturing de masse et automatisé sur le long terme.
En résumé, utilisez les séquences pour un nurturing ciblé et personnalisé, généralement dans un contexte commercial, et optez pour les workflows pour des campagnes automatisées à grande échelle, lorsqu’il s’agit d’accompagner un grand nombre de prospects dans leur parcours d’achat.
Automatisation des tâches et suivi proactif
Les séquences dans HubSpot ne se limitent pas à l’envoi d’emails. Elles peuvent également inclure des tâches de suivi automatique pour vous rappeler d’appeler un prospect, de vous reconnecter via LinkedIn, ou d'envoyer un rappel personnel. Dans la stratégie de séquence, cibler via différents points de contact peut être un réel avantage.
Inclure des tâches manuelles dans les séquences
Il est recommandé d’inclure des tâches manuelles dans vos séquences pour vous permettre de garder un contact humain à des moments clés. Par exemple :
Appels téléphoniques : Après l'envoi de certains emails dans une séquence, créez une tâche qui vous rappelle de passer un appel pour faire un suivi plus personnalisé. Pensez bien à lancer cette séquence uniquement pour les contacts dont vous avez le numéro de téléphone. Si ce numéro est manquant, vous pouvez envisager de passer par un outil d’enrichissement tel que Dropcontact ou Lusha.
Rappels pour contacter via LinkedIn : Vous pouvez inclure des tâches dans votre séquence pour vous rappeler de contacter le prospect via LinkedIn.
Utiliser des déclencheurs basés sur le comportement
HubSpot permet de déclencher certaines actions en fonction du comportement du prospect (ouverture d'email, clic sur un lien, etc.). Utilisez cette fonctionnalité pour adapter la séquence en fonction des réponses du prospect. Par exemple, si un prospect ouvre un email mais ne répond pas, vous pouvez déclencher une tâche manuelle pour effectuer un appel de suivi.
Mesurer les performances et optimiser les séquences
Une séquence n’est jamais parfaite dès le départ. Il est crucial de mesurer ses performances et de l’ajuster au fil du temps pour en améliorer l’efficacité.
Analyse des indicateurs clés
Utilisez les rapports HubSpot pour suivre les indicateurs clés tels que :
Taux d’ouverture : Mesurez l'engagement de vos prospects avec vos emails.
Taux de clics : Évaluez l'efficacité de vos CTA (appels à l’action).
Taux de réponse : Un indicateur essentiel pour comprendre la pertinence et l’impact de vos emails.
Taux de désabonnement : Si vous avez un taux de désabonnement élevé, c’est un signal que vos emails ne sont pas perçus comme pertinents ou trop intrusifs.
Optimisation continue
Sur la base de ces données, modifiez les éléments suivants pour améliorer les performances de vos séquences :
Contenu des emails : Testez différentes approches, CTA, et formats d’email pour voir ce qui fonctionne le mieux.
Fréquence des envois : Ajustez le timing et la fréquence des emails en fonction du comportement de vos prospects.
Segmentation plus fine : Si vous constatez que certains segments de votre audience répondent mieux que d’autres, envisagez de créer de nouvelles séquences encore plus ciblées.
L’utilisation des séquences dans HubSpot est un outil essentiel pour automatiser vos communications tout en gardant un haut degré de personnalisation. En utilisant les jetons dynamiques pour adapter chaque email à votre prospect, en créant des séquences par objectif, et en automatisant les tâches manuelles, vous pouvez considérablement améliorer vos taux de conversion. Le suivi des performances et l’optimisation continue de vos séquences permettent de rester agile et d’affiner vos stratégies pour atteindre les résultats souhaités.
