Migration de CRM vers HubSpot : les risques de le gérer en interne
Migrer votre CRM vers HubSpot est un projet assez technique et pourtant de nombreuses entreprises envisagent de réaliser en interne. Ce processus, qui paraît simple en surface, cache des pièges potentiels. Une mauvaise migration peut entraîner des pertes de données, des dysfonctionnements dans les workflows existants, ou encore un CRM mal structuré, ce qui peut compromettre la productivité des équipes pendant la migration et sur les mois qui suivent. Dans cet article, nous allons examiner les principaux risques liés à une migration de CRM faite en interne et pourquoi il est souvent plus sûr de faire appel à une agence HubSpot.
Complexité de la gestion des données
La migration de données est l’une des étapes les plus critiques lors du transfert vers HubSpot. Les structures de données varient d’un CRM à l’autre, ce qui peut rendre le processus bien plus compliqué que prévu. Par exemple, il existe des types de champ Salesforce qui ne trouvent pas de correspondance dans les types de propriété HubSpot.
Risque de perte ou de corruption des données
Lors d’une migration, chaque champ doit être mappé correctement entre l’ancien CRM et HubSpot. Si le mappage est mal géré, certaines informations critiques comme les historiques des contacts, les notes ou les tâches peuvent être perdues ou corrompues.
Données mal formatées : Si les données ne sont pas nettoyées ou standardisées avant la migration, HubSpot peut rencontrer des difficultés à interpréter certaines informations, ce qui entraînera des erreurs d’import.
Absence de structure claire : Certains CRMs ne disposent pas d’une structure d'objets aussi flexible que HubSpot. Par exemple, associer des entreprises à des contacts, des transactions ou des tickets peut poser des problèmes sans une architecture d’importation bien pensée.
Les avantages d’une agence HubSpot
Une agence HubSpot connaît les bonnes pratiques pour préparer les données, et utilise des outils spécifiques pour garantir une migration fluide, sans perte ou corruption de données.
Problèmes d'intégration avec les systèmes existants
Dans beaucoup d'entreprises, le CRM ne fonctionne pas en vase clos. Il est souvent intégré à d'autres outils comme des ERP, des logiciels de marketing automation, des outils de support client, etc. Une migration mal gérée peut casser ces intégrations et engendrer une perte de transfert de données ou perturber le bon fonctionnement des outils.
Risque d'interruption des processus métier
En migrant vers HubSpot, les processus automatisés et les intégrations existantes doivent être reconstruites ou révisées pour pouvoir fonctionner. Dans HubSpot, vous avez de nombreuses intégrations natives mais il est parfois nécessaire de développer des connecteurs maison via API.
Une migration mal orchestrée peut entraîner une rupture temporaire de ces intégrations, ce qui peut impacter les activités de vos équipes.
Automatisations : Les workflows, les campagnes d’emailing et les autres automatisations doivent être recréés manuellement dans HubSpot. La méconnaissance des workflows peut engendrer des erreurs.
Synchronisation des données : Une mauvaise intégration peut entraîner des duplications ou des écarts entre les différents systèmes, par exemple entre HubSpot et votre ERP.
Les avantages d’une agence HubSpot
Une agence expérimentée maîtrise les API et l’écosystème HubSpot et peut rapidement adapter les intégrations existantes. Elle peut également tester les workflows avant de basculer la solution en production, garantissant ainsi une transition fluide.
Gestion des utilisateurs et permissions
La gestion des permissions dans HubSpot est essentielle pour garantir la sécurité des données. Si la structure de droits et d’accès n’est pas correctement définie lors de la migration, cela peut créer des vulnérabilités ou des accès non autorisés.
Risque d'accès non contrôlé ou de perte de données
Lors de la migration, il est crucial de bien attribuer les droits d'accès à chaque utilisateur. Un manque de rigueur dans cette phase peut mener à :
Des utilisateurs avec trop de permissions : Un trop grand nombre d’administrateurs peut introduire des erreurs dans les configurations du CRM ou modifier des données critiques.
Des équipes limitées : À l’inverse, des utilisateurs mal configurés peuvent ne pas avoir accès aux informations nécessaires pour accomplir leurs tâches quotidiennes, ce qui ralentit l’adoption du nouveau CRM.
Les avantages d’une agence HubSpot
Une agence HubSpot peut auditer vos utilisateurs actuels et vous aider à configurer un système de permissions en fonction des rôles de chaque équipe. Cela permet de garantir que chaque utilisateur ait accès aux données nécessaires, ni plus, ni moins.
Problèmes liés à la continuité des opérations
Lorsque vous gérez vous-même une migration CRM, il y a toujours un risque de perturbation de vos opérations courantes. Si le transfert n'est pas réalisé correctement ou rapidement, cela peut entraîner des périodes d'inactivité ou des interruptions de service.
Risque de perte de productivité
Une migration CRM implique généralement un temps d'arrêt, où certaines fonctionnalités ne seront pas disponibles ou où l’équipe devra travailler en double sur deux systèmes pour ne perdre aucune donnée. Cela peut créer une baisse temporaire de productivité.
Surcharge de travail : Les équipes internes doivent souvent continuer à gérer les opérations quotidiennes tout en s’occupant de la migration, ce qui peut entraîner des erreurs ou des retards dans les deux domaines.
Formation insuffisante : La mise en place d’un nouveau CRM nécessite une formation des équipes, et les équipes internes peuvent ne pas avoir le temps ou l'expertise nécessaire pour assurer une formation efficace.
Les avantages d’une agence HubSpot
Une agence peut orchestrer la migration de manière à minimiser les interruptions en planifiant des transferts par étapes, en testant chaque processus avant de l’activer, et en fournissant une formation adaptée aux équipes pour garantir une adoption rapide de HubSpot.
Correction des problématiques existantes
Avant de procéder à la migration vers HubSpot, il est essentiel de prendre le temps de comprendre les blocages rencontrés par vos équipes avec l’ancien CRM. En sondant les utilisateurs clés, vous pouvez identifier les pain points, les frustrations et les besoins non satisfaits qui existent dans le système actuel. Cela permet d’éviter de reproduire ces mêmes obstacles dans le nouveau CRM et d’optimiser la configuration en fonction des attentes et besoins réels des équipes.
Risque de reproduire les mêmes blocages
Si vous migrez simplement les données et les processus de l’ancien CRM vers HubSpot sans interroger vos équipes, vous risquez de répliquer les mêmes erreurs ou les mêmes contraintes qui limitaient l’efficacité de vos collaborateurs auparavant. Les problèmes courants incluent :
Processus mal adaptés : Certains workflows ou automatisations peuvent ne plus correspondre à l’évolution des besoins de l’entreprise, mais ils continuent d’être utilisés faute de mieux.
Données inutiles ou mal organisées : De nombreuses entreprises accumulent des données obsolètes ou inutiles dans leur CRM. La migration est l’occasion de nettoyer et de rationaliser ces informations.
Manque d’ergonomie ou d’accessibilité : Les équipes peuvent avoir rencontré des difficultés à accéder aux informations clés rapidement ou à utiliser efficacement certaines fonctionnalités.
Les avantages d’une agence HubSpot
Une agence HubSpot peut vous aider à organiser des ateliers ou des entretiens avec les différentes équipes pour mieux cerner leurs besoins. Cela permet non seulement de personnaliser la configuration de HubSpot en fonction des retours terrain, mais aussi d’impliquer vos collaborateurs dans le processus de migration, ce qui facilite leur adoption du nouveau CRM. De plus, une agence saura traduire ces besoins opérationnels en solutions adaptées dans HubSpot.
La migration d’un CRM vers HubSpot est un processus complexe qui comporte des risques s’il est mal exécuté. Les défis techniques, les risques de perte de données, d’interruption des opérations et de non-conformité sont autant de facteurs à prendre en compte. En plus de ces risques, ne pas consulter vos équipes sur leurs problématiques actuelles peut entraîner la reproduction des mêmes blocages dans le nouveau système. Faire appel à une agence HubSpot permet non seulement de garantir une migration fluide et sans perte de données, mais aussi d’adapter le CRM aux besoins réels de vos utilisateurs.
Avec une expertise, une compréhension approfondie des processus métier et des outils adaptés, une agence vous accompagne pour structurer un HubSpot performant et parfaitement intégré aux exigences de votre entreprise. Confiez cette étape cruciale à des experts pour assurer une transition réussie et un usage optimal du CRM à long terme.
