Les étapes pour migrer votre CRM Pipedrive vers HubSpot

Migrer de Pipedrive vers HubSpot peut transformer la gestion de vos ventes et de vos processus CRM. Cependant, ce processus nécessite une bonne planification et une exécution méticuleuse pour éviter des interruptions et des pertes de données. Ce guide vous accompagnera dans toutes les étapes techniques nécessaires pour réussir cette migration.

1. Planification de la Migration

Avant d’entamer la migration, il est primordial de planifier minutieusement. Voici les étapes à suivre :

• Cartographiez vos données Pipedrive : Commencez par lister et inventorier toutes les données présentes dans Pipedrive (contacts, organisations, opportunités, tâches, notes, etc.).

• Définissez la structure dans HubSpot : Identifiez les objets HubSpot qui correspondront aux données exportées (contacts, entreprises, transactions, tâches, notes).

• Nettoyage des données : Profitez de cette opportunité pour effectuer un nettoyage des données : éliminez les doublons, corrigez les erreurs et supprimez les informations obsolètes.

2. Préparation des Données

• Exportation des données depuis Pipedrive : Allez dans Pipedrive et exportez les différentes données sous forme de fichiers CSV :

  • Contacts

  • Organisations

  • Deals (transactions)

  • Activités (tâches, appels, emails)

  • Notes

  • Produits

  Exportez chaque catégorie de données indépendamment pour plus de contrôle sur le processus d’importation.

• Segmentation des données : Si nécessaire, segmentez vos données selon les critères pertinents (actifs/inactifs, secteur, région) pour faciliter leur organisation dans HubSpot.

3. Importation dans HubSpot

• Plan d'importation : Une fois les données prêtes, créez un plan d'importation dans HubSpot selon les objets exportés de Pipedrive :

  • Contacts : Importez les contacts en CSV en mappant les champs avec les propriétés de contact dans HubSpot.

  • Entreprises : Les organisations de Pipedrive sont importées en tant qu'entreprises dans HubSpot.

  • Transactions (deals) : Les deals de Pipedrive peuvent être mappés aux transactions dans HubSpot.

  • Activités et Notes : Les tâches, appels et notes sont importés en tant qu'activités dans HubSpot.

Étapes d’importation dans HubSpot :

1. Rendez-vous dans la section Importation de HubSpot.

2. Sélectionnez le type de données à importer (ex. : contacts, entreprises, transactions).

3. Téléchargez votre fichier CSV correspondant.

4. Mappez chaque colonne du CSV aux propriétés HubSpot appropriées.

5. Finalisez et exécutez l'importation.

4. Configuration des Pipelines et Workflows

• Reproduction des pipelines : Si vous avez des pipelines de ventes personnalisés dans Pipedrive, recréez-les dans HubSpot. Le système de gestion de pipelines de HubSpot vous permet de créer plusieurs pipelines avec des phases spécifiques.

• Mise en place des workflows automatiques : Utilisez l'occasion de la migration pour automatiser les processus de ventes dans HubSpot en créant des workflows automatiques. Cela peut inclure l’attribution automatique des leads, les suivis de tâches, et les notifications automatisées.

5. Synchronisation et Intégration

• API pour la synchronisation : Si vous avez besoin d'une synchronisation continue entre Pipedrive et HubSpot pendant la phase de transition, vous pouvez utiliser l'API de Pipedrive et de HubSpot pour synchroniser les données en temps réel.

  Pour configurer cette intégration :

  • Obtenez une clé API de Pipedrive.

  • Utilisez l'API HubSpot pour créer un connecteur personnalisé ou bien un middleware comme Zapier ou Make pour synchroniser les données.

6. Validation et Tests

• Validation des champs et des données : Après l'importation, vérifiez que toutes les données ont été importées correctement. Cela inclut les informations de contact, les transactions, et les activités.

• Détection des doublons : Utilisez l’outil de gestion des doublons dans HubSpot pour détecter les doublons générés durant la migration et les fusionner.

• Vérification des pipelines et workflows : Testez les workflows automatisés et assurez-vous que les pipelines fonctionnent comme prévu, en accord avec les processus définis.

7. Formation et Transition des Équipes

• Formation des équipes : Préparez vos équipes à l'utilisation de HubSpot en organisant des formations. Ils doivent comprendre comment utiliser les nouvelles fonctionnalités, gérer les contacts et les transactions, et naviguer dans les outils de reporting.

• Migration complète et arrêt de Pipedrive : Une fois que tout est prêt et que les équipes sont formées, arrêtez d'utiliser Pipedrive pour éviter d'introduire des erreurs dans les données en travaillant sur deux systèmes distincts.

8. Maintenance Post-Migration

• Suivi des performances : Utilisez les tableaux de bord et rapports dans HubSpot pour suivre les performances et l'efficacité de votre migration.

• Optimisation continue : Ajustez vos workflows, vos pipelines et vos processus en fonction des retours de vos équipes et des résultats obtenus après la migration.

Nos conseils pour bien migrer Pipedrive vers HubSpot

• Préparez un plan de sauvegarde : Avant toute migration, sauvegardez vos données sur un stockage externe. Cela vous permet de revenir en arrière si des erreurs se produisent durant la migration.

• Effectuez des migrations par étapes : Plutôt que de migrer toutes vos données en une seule fois, divisez le processus en plusieurs étapes pour limiter les risques. Cela vous permet également de corriger les erreurs au fur et à mesure.

• Assurez-vous de l’alignement des équipes : La migration est plus qu’un simple transfert technique. Elle implique également des changements dans les processus de travail. Assurez-vous que toutes les équipes sont alignées et formées avant de migrer définitivement.

• Vérifiez régulièrement les données : Après chaque phase de migration, vérifiez l'intégrité des données pour éviter les erreurs ou les pertes.

Les risques d'une migration mal opérée

• Perte de données : Un risque commun lors de la migration est la perte de données. Cela peut arriver si les fichiers CSV sont mal mappés ou si des informations sont mal formatées. Toujours faire des tests avant l'importation finale.

• Incompatibilité des champs : Les structures de données entre Pipedrive et HubSpot ne sont pas toujours parfaitement compatibles. Vous pourriez rencontrer des problèmes de mappage, particulièrement si vous avez personnalisé les champs dans Pipedrive.

• Déduplication inefficace : Importer des données sans un système de déduplication efficace peut entraîner la création de doublons dans HubSpot. Cela peut perturber les processus et alourdir la gestion des contacts.

• Temps d'adaptation pour les équipes : Le passage à un nouveau CRM implique un temps d'adaptation pour vos équipes. Si la formation n'est pas suffisante, cela peut entraîner une baisse de productivité.

• Problèmes de synchronisation API : Si vous utilisez des intégrations API pour synchroniser Pipedrive et HubSpot pendant la transition, une mauvaise configuration peut entraîner une désynchronisation, des pertes de données, ou la duplication d'informations.

La migration de Pipedrive vers HubSpot est une opportunité pour améliorer la gestion de vos ventes grâce à des outils d’automatisation et de reporting plus avancés. En prenant le temps de bien planifier chaque étape, d'effectuer un nettoyage des données, et de tester les workflows, vous pourrez assurer une transition fluide sans perte de données. En formant correctement vos équipes à l’utilisation de HubSpot, vous optimiserez rapidement vos processus commerciaux et bénéficierez des nombreuses fonctionnalités offertes par ce CRM.