9 actions commerciales à automatiser avec HubSpot
Chez Cérès, nous accompagnons nos clients dans leurs problématiques Sales Ops. Nous les aidons en partie à définir, optimiser et automatiser leurs process commerciaux.
Nous avons compilé pour vous les 9 principales actions commerciales que nous vous recommandons d’automatiser avec HubSpot.
Via des workflows ou d’autres fonctionnalités HubSpot, vous pouvez réduire les actions manuelles des équipes commerciales et leur permettre de gagner en temps et en productivité.
#1 Attribution automatique des leads
📍Workflow
Grâce aux workflows, le manager commercial n’a plus besoin de dispatcher chaque lead à son équipe…
L'attribution se fait automatiquement en fonction des critères que vous définissez.
Nous retrouvons le plus souvent une distribution en fonction de la taille de l’entreprise, de sa position géographique ou encore de son secteur d’activité.
Grâce à l’attribution en Round Robin, les leads sont distribués de manière équitable entre les commerciaux qui couvrent le même type de leads.
#2 La création automatique d’une transaction dans le pipeline
📍Workflow
La création automatique des transactions peut être mise en place si vous avez la possibilité d’identifier automatiquement les transactions qualifiées. Par exemple : via une valeur de propriété, une soumission de formulaire en particulier ou même un scoring.
Il faut éviter de créer des transactions pour chaque lead entrant. Cela reviendrait à créer un grand volume de transactions non qualifiées, ce qui ferait augmenter votre nombre de transactions perdues et affecterait ainsi votre taux de transformation.
Pour s’assurer que vos commerciaux traitent les transactions automatiques, nous vous conseillons de leur envoyer une tâche ou un e-mail interne en plus de la notification HubSpot.
#3 Ajout de champs obligatoires dans les phases de transaction
📍Paramètres > Objet > Transaction > Pipeline
Pour faciliter le remplissage des propriétés essentielles à la qualification ou le closing d’une transaction, vous pouvez configurer des champs obligatoires à compléter par les commerciaux à chaque phase de la transaction.
De cette manière, le commercial n’a pas besoin de se rendre dans la fiche d’information de transaction pour compléter les propriétés, ce qui permet un gain de temps.
#4 Relance en fonction du motif de perte d’une transaction
📍Workflow et séquence
Pour pouvoir mettre en place cette automatisation, vous devez ajouter un champ obligatoire “Motif de la transaction perdue” lors du passage d’une transaction en “Perdue”.
Pour que la donnée soit plus facile à traiter via le workflow, nous vous recommandons également d’utiliser un champ menu et de lister les raisons les plus fréquentes que vous rencontrez. Par exemple :
Manque de budget
Concurrence
Fonctionnalité manquante
…
En fonction du motif de perte de la transaction, vous pouvez automatiser l’inscription d’un contact à une séquence (avec la licence Entreprise uniquement) ou envoyer des tâches à vos commerciaux pour qu’ils les inscrivent dans une séquence ou les contactent directement par e-mail.
#5 Relance sur la signature d’un contrat ou d’un devis
📍Séquence
Vous pouvez configurer des séquences pour éviter aux commerciaux de faire des relances manuelles au moment de la signature d’un devis ou d’un contrat.
Si le prospect ne signe pas le devis ou le contrat dans un certain délai, la séquence se chargera de faire des relances automatiques par e-mail. Il est également possible de définir des tâches et des appels au sein des séquences.
#6 Le suivi client
📍Workflow
Si vous vendez un abonnement ou un service qui s’étale sur plusieurs mois, il est fortement possible que vos équipes commerciales s’occupent de suivre l’évolution du projet et la satisfaction des clients.
Dans ce contexte, la gestion des délais peut être compliquée, surtout si le volume de client est élevé.
En vous basant sur la date de conversion en client d’un contact OU la date de fermeture d’une transaction, vous pouvez envoyer des e-mails automatiques ou des tâches à vos commerciaux après plusieurs semaines/mois pour effectuer le suivi.
#7 Relance avant la fin d’un contrat
📍Workflow et séquence
Cette automatisation nécessite d’avoir mis en place une propriété de transaction pour identifier la date de fin de contrat ou la date de renouvellement de contrat.
Via les workflows, vous pouvez déclencher des actions avant une date de propriété.
Par exemple : vous pouvez envoyer un e-mail ou une séquence à un contact et une notification au commercial un mois avant la date de fin de contrat.
Ainsi, le client est prévenu que son contrat va prendre fin et le commercial reçoit un rappel pour engager une discussion de renouvellement de contrat.
#8 Remplissage automatique des propriétés de transaction
📍Workflow
Certaines données complétées dans les formulaires ou au niveau du contact peuvent être utiles au commerciaux au niveau de la transaction.
Pour éviter un recopiage, un décalage de données et de la perte de temps… vous pouvez créer des workflows qui se chargeront de copier les valeurs de propriété d’un objet à l’autre.
Dans ce cas ci, vous pouvez copier des informations du contact dès qu’une transaction est créée.
Si vous avez opté pour la création automatique de vos transactions, vous pouvez configurer des propriétés à copier directement dans les paramètres de création de la fiche de transaction dans le workflow.
#9 La prise de rendez-vous
📍Outil réunion d’HubSpot et séquence
La prise de rendez-vous est facilitée grâce à l’outil réunion d’HubSpot.
Comment ça marche ? HubSpot se connecte à vos agenda et propose les créneaux disponibles au contact pour qu’il puisse prendre rendez-vous directement avec vous.
Vous définissez les plages horaires, la durée des meetings et les pauses entre chaque meeting.
Un gain de temps considérable pour vous éviter les allers-retours inutiles par email pour échanger vos disponibilités.
Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour automatiser vos process commerciaux sur HubSpot.
Vous souhaitez vous faire accompagner dans vos problématiques Sales Ops ?
N’hésitez pas à nous contacter pour en discuter !
