Hubspot : Le tableau de bord idéal pour suivre vos ventes

Suivre de près ses ventes est essentiel pour suivre la performance des équipes, définir et atteindre ses objectifs. Un tableau de bord de vente bien construit ne se contente pas de fournir une vision des résultats ; il est un levier pour piloter les performances, comprendre les tendances et ajuster les actions pour maximiser les résultats. Il permet aux équipes commerciales d'identifier ce qui fonctionne, d'affiner leurs efforts, et de collaborer efficacement avec le marketing. En prenant en compte divers indicateurs comme la qualité des leads, le pourcentage de conversion ou encore les raisons de perte des transactions, votre tableau de bord deviendra un réel outil de prise de décision. Découvrez dans cet article, les différents rapports à mettre en place pour construire la tableau de bord idéal pour suivre vos ventes.

Suivi de prospection

Le suivi de prospection est l'une des premières étapes pour comprendre où en sont vos leads et identifier les opportunités à développer. Ce rapport fournit une analyse des contacts en fonction de leur statut de lead : qui a été contacté, qui est en attente, qui est non qualifié, etc. En catégorisant les leads, vous permettez à vos commerciaux de prioriser leur approche et de garantir un suivi structuré.

Suivi de la qualité des leads en fonction de la source d’origine

La qualité des leads en fonction de leur source d’origine est cruciale pour évaluer l’efficacité des canaux d’acquisition et mieux aligner le marketing et le commercial. Ce rapport sera d’autant plus pertinent si vous avez mis en place une propriété source de lead personnalisée.

Suivi de la qualité des leads en fonction de l’ICP et de l’engagement

Il est important d’évaluer si les leads entrent dans votre cœur de cible et répondent aux attentes en matière d’engagement. Ça permet de réduire les efforts sur les prospects moins alignés et d'optimiser le cycle de vente. Pour bien suivre ces indicateurs, nous vous recommandons de mettre en place des scores avec le Score des Leads d’HubSpot et de créer des rapports pour analyser le % de votre base qui correspond à votre ICP ainsi que le % d’engagement de votre BDD. Pour aller plus loin, vous pouvez aussi analyser l’ICP en fonction de la source d’origine pour vous réorienter vers les canaux plus pertinents.

Suivi des % de conversion

Des rapports avec des des taux de conversion vous aide à visualiser chaque étape du processus de vente. Vous pouvez créer des rapports pour calculer votre % de transactions perdues, le % d’opportunités créées, le % de transactions gagnées, etc… Ces données sont essentielles pour identifier les phases de transaction où les prospects se bloquent, permettant ainsi aux équipes de réagir en conséquence pour optimiser le parcours client.

Suivi des pertes de transaction

Comprendre les raisons de la perte des transactions est essentiel pour affiner la stratégie commerciale. Pour récupérer cette donnée, nous vous conseillons d’ajouter la propriété « Motif de la transaction perdue » en obligatoire lorsqu’une transaction est perdue. Ainsi, vous pourrez plus facilement analyser les causes des échecs de vente (budget, timing, concurrence, etc…) et ajuster votre approche pour éviter de futurs pertes de transaction. Ça permet aussi, dans des cas plus extrêmes, de faire évoluer son produit (ajout de fonctionnalités, modification de vos tarifs, etc…).

Suivi du churn

Pour assurer une croissance stable, il est important de suivre votre taux de churn et de comprendre les raisons du départ de vos clients. Ce rapport vous permettra d’identifier les axes d'amélioration de votre offre ou de votre service. Tout comme la propriété « Motif de la transaction perdue » qui est demandée lorsqu’une transaction est perdue (paragraphes précedentà. Nous vous conseillons de créer une propriété « Motif du churn » associée à la phase du cycle de vie « Churn » ou « Ancien client ». Ainsi, vous êtes certain d’avoir les données nécessaires pour construire vos rapports. Si vous voulez en savoir plus sur le process churn à mettre en place sur votre instance, rendez-vous sur cet article.

Analyse des ventes en fonction des territoires ou segments de clientèle

Les performances de vente peuvent varier en fonction des territoires géographiques ou des segments de clientèle. En analysant les ventes de cette manière, vous pouvez détecter des opportunités d’expansion ou d’amélioration dans certains segments. Cela aide également à attribuer les ressources de manière plus pertinente en fonction des zones les plus performantes/prometteuses.

Suivi des activités par commercial

Le suivi des activités par commercial est un indicateur clé de la performance des équipes. Vous pouvez créer des rapports différents pour suivre les appels, les emails, les réunions et toute autre interaction pertinente. Vous vous assurez ainsi que les commerciaux effectuent le niveau d'activité nécessaire et vous pouvez plus aisément identifier les besoins en formation ou en soutien pour améliorer la productivité de l’équipe.

Prévision des ventes et pipeline

La prévision des ventes est un rapport fondamental pour anticiper les résultats futurs. Pour créer votre rapport, vous devez utiliser la propriété « Montant pondérée ». Le montant de la transaction sera multiplié par le pourcentage de closing que vous avez renseigné dans les paramètres de votre pipeline de vente. Vous comprendrez qu’il est donc important de remplir des pourcentages pertinents pour obtenir un rapport au plus proche de la réalité.

Rapports basés sur les objectifs de vente

Définir des Objectifs dans HubSpot et créer des rapports associés aide à cadrer les efforts de l’équipe de vente. Vous pouvez établir des objectifs pour le nombre de transactions créées ou gagnées, le montant des transactions, les activités commerciales souhaitées... Utilisez les données des années précédentes pour définir vos objectifs tel que le panier moyen ou encore % de conversion. Ainsi, vous définissez des objectifs cohérents que vous pouvez venir challenger d’une année sur l’autre. Il est aussi important de prendre en compte les changements internes comme de nouveaux recrutement ou l’utilisation de nouveaux outils qui pourraient permettre de booster vos résultats.

Suivi des délais entre plusieurs étapes

Une propriété qui mesure le temps passé entre des étapes de vente permet de comprendre où les délais peuvent être réduits. HubSpot propose des propriétés natives pour calculer des délais. Vous pouvez donc créer autant de rapports que vous le souhaitez à partir du moment où vous disposez déjà de la date des deux étapes dans des propriétés (ce qui est nécessaire pour pouvoir créer une propriété calculée).

Un tableau de bord de vente bien pensé est un atout stratégique pour toute entreprise cherchant à améliorer ses performances commerciales. En intégrant des indicateurs clés, les équipes peuvent non seulement suivre leurs progrès mais aussi anticiper les obstacles et s'adapter en temps réel. C'est aussi un excellent moyen de favoriser l'alignement entre les équipes marketing et commerciales, d'ajuster les stratégies en fonction des canaux d'acquisition et de renforcer la fidélité des clients. Pour aller plus loin, il peut être judicieux de challenger vos objectifs périodiquement et, si besoin, de faire auditer vos processus pour optimiser les performances. Avec un tableau de bord complet et bien exploité, vous mettez toutes les chances de votre côté pour atteindre vos objectifs et maximiser votre chiffre d’affaire. Vous avez besoin d’une dans la création de vos rapports ? N’hésitez pas à nous contacter pour en discuter.