Migration des données de Zendesk vers HubSpot Service : Guide complet

La gestion efficace du service client est cruciale pour toute entreprise souhaitant offrir une expérience client de qualité. De nombreux outils sont disponibles sur le marché, et Zendesk et HubSpot Service sont parmi les plus populaires. Cependant, pour diverses raisons, une entreprise peut choisir de migrer de Zendesk vers HubSpot Service. Ce processus de migration de données peut sembler complexe, mais avec une planification minutieuse et les bonnes pratiques, il peut être réalisé en douceur. Chez Cérès, nous aidons nos clients à effectuer cette migration. Voici un guide complet pour vous aider dans cette transition.

Pourquoi migrer de Zendesk vers Hubspot Service ?

Avant de plonger dans le processus de migration, il est important de comprendre les raisons pour lesquelles une entreprise pourrait choisir HubSpot Service par rapport à Zendesk :

1. Intégration et CRM : Hubspot offre une intégration native avec son CRM, ce qui permet une gestion facilitée des relations clients.

2. Interface utilisateur : Hubspot est réputé pour son interface utilisateur intuitive, ce qui peut réduire le temps de formation et améliorer l'efficacité des équipes.

3. Fonctionnalités complètes : HubSpot Service propose une gamme de fonctionnalités robustes incluant l'automatisation des workflows, la gestion des tickets, et des outils de reporting avancés.

Étapes de la migration des données

1. Planification de la migration
   

   La première étape consiste à planifier la migration. Évaluez les données à transférer : tickets, contacts, historiques de communication, et pièces jointes. Définissez les objectifs de la migration, les ressources nécessaires, et établissez un calendrier réaliste.
   
   

2. Sauvegarde des données
   

   Avant de commencer la migration, effectuez une sauvegarde complète de toutes les données de Zendesk (dans la console admin, sauvegardez tous les tickets, users et organisations au format .csv ou .json). Cela garantit que vous ne perdrez aucune information critique en cas de problème durant le processus.
   
   

3. Exportation des données de Zendesk
   

   Zendesk permet l'exportation des données sous différents formats (CSV, JSON, etc.). Vous pouvez exporter :

   • Tickets

   • Utilisateurs (clients et agents)

   • Articles de la base de connaissances

   • Historiques de communication
     
     

4. Préparation des données pour HubSpot
   

   Les données exportées doivent être nettoyées et formatées pour être compatibles avec HubSpot. Cela inclut la suppression des doublons, la correction des erreurs, et l'organisation des données de manière à ce qu'elles correspondent aux champs et formats de HubSpot.
   
   

5. Importation des données vers HubSpot
   

   Utilisez les outils d'importation de HubSpot pour transférer les données :

   • Tickets : Importez les tickets en utilisant les propriétés de tickets de HubSpot pour conserver l'intégrité des informations.

   • Contacts et utilisateurs : Importez les contacts et associez-les aux tickets appropriés.

   • Historiques de communication : Importez les emails et autres communications pour garder une trace complète de toutes les interactions clients.

   👉 Il est possible qu'une partie des données ne soit pas entièrement transférée vers HubSpot suite à la migration. À Cérès, nous sommes là pour vous offrir notre expertise grâce à une équipe dédiée à ce type de projet, prête à vous accompagner dans cette démarche.

   
   

6. Vérification et validation
   

   Après l'importation, vérifiez l'exactitude des données dans HubSpot. Assurez-vous que toutes les informations sont correctement transférées et que les tickets et contacts sont bien liés. Testez les workflows et automatisations pour garantir qu'ils fonctionnent comme prévu.
   
   

7. Formation des équipes
   

   Une fois la migration terminée, formez vos équipes à utiliser HubSpot Service. Même si HubSpot est intuitif, une formation adéquate garantit que votre équipe tirera pleinement parti de ses fonctionnalités. En effet, l’expérience utilisateur Hubspot Service est différente de celle de Zendesk à bien des égards.

Meilleures pratiques pour une migration réussie

• Documentation : Documentez chaque étape de la migration pour pouvoir revenir en arrière si nécessaire.

• Communication : Informez toutes les parties prenantes du calendrier de migration et des changements à venir.

• Test en environnement contrôlé : Avant de migrer l'intégralité des données, effectuez des tests avec un petit échantillon pour identifier et résoudre les problèmes potentiels (une dizaine de tickets suffit)

• Support technique : Utilisez les ressources de support de Zendesk et HubSpot pour aider à résoudre les problèmes qui peuvent survenir.

Conclusion

Migrer de Zendesk vers HubSpot Service peut transformer la manière dont votre entreprise gère le service client, offrant une meilleure intégration avec le CRM et une interface plus conviviale. En suivant un processus bien structuré et en adoptant les meilleures pratiques, vous pouvez effectuer cette transition sans heurts et améliorer la satisfaction client et l'efficacité opérationnelle de votre équipe. N'hésitez pas à tirer parti des ressources et outils disponibles pour assurer une migration réussie et profiter pleinement des avantages de HubSpot Service.