Les étapes pour migrer votre CRM Microsoft Dynamics vers HubSpot
Migrer de Microsoft Dynamics vers HubSpot est une démarche qui peut être complexe, surtout pour les grandes entreprises. Ce guide vous accompagne dans les étapes techniques pour garantir un transfert de données sécurisé et efficace.
1. Préparation des Données dans Microsoft Dynamics
Avant d'entamer la migration, passez en revue vos données dans Dynamics et nettoyez-les. Microsoft Dynamics utilise des objets spécifiques comme les comptes, les contacts, les leads et les opportunités.
Étapes :
Sélection des données à migrer : Décidez des données à transférer (contacts, entreprises, opportunités) et celles à archiver.
Exportation des données : Exportez les données de Microsoft Dynamics au format CSV, en veillant à organiser les fichiers par objet (comptes, contacts, opportunités).
2. Préparation des Fichiers CSV pour HubSpot
Les fichiers CSV exportés depuis Microsoft Dynamics doivent être ajustés pour correspondre aux propriétés des objets dans HubSpot.
Étapes :
Structuration des fichiers : Ajustez les colonnes des fichiers CSV pour qu'elles correspondent aux champs de HubSpot. Créez des propriétés personnalisées si nécessaire.
Préparation des données : Si des champs personnalisés existent dans Dynamics, ils doivent être créés dans HubSpot avant l’importation.
3. Importation des Données dans HubSpot
L’importation des données dans HubSpot se fait progressivement. Commencez par les comptes et contacts, puis migrez les opportunités.
Étapes :
Importation des comptes et contacts : Importez d’abord les comptes et les contacts, en veillant à bien mapper les champs des fichiers CSV aux propriétés HubSpot.
Importation des opportunités : Les opportunités de Dynamics seront importées en tant que transactions dans HubSpot.
Importation des activités : Enfin, importez les tâches, appels et notes associées aux contacts ou opportunités.
4. Reconfiguration des Pipelines et Automatisation
HubSpot offre des fonctionnalités d’automatisation que vous pouvez configurer une fois vos pipelines recréés.
Étapes :
Recréer les pipelines : Créez vos pipelines de ventes dans HubSpot, en vous assurant que les phases de vente correspondent à celles de Dynamics.
Configurer des workflows : Automatisez les processus commerciaux comme l’attribution de leads ou le suivi des opportunités.
5. Validation et Test des Données Migrées
Testez vos données importées et les pipelines pour vous assurer que tout fonctionne comme prévu et que les données sont bien en place.
Étapes :
Vérification de la cohérence des données : Validez que les données sont correctement intégrées et que les doublons ont été éliminés.
Test des workflows : Vérifiez que les workflows sont fonctionnels et automatisent correctement les tâches de vente.
6. Formation des Équipes et Finalisation de la Migration
Une fois les données validées et les workflows fonctionnels, formez vos équipes à l’utilisation de HubSpot avant d'arrêter progressivement Microsoft Dynamics.
Nos conseils pour bien migrer Microsoft Dynamics vers HubSpot
Effectuez une cartographie rigoureuse des données : Microsoft Dynamics est un CRM robuste avec des objets complexes. Prenez le temps de cartographier vos contacts, comptes, opportunités et activités pour les adapter au modèle de données de HubSpot.
Planifiez la migration en plusieurs étapes : En raison de la complexité de Microsoft Dynamics, une migration progressive est souvent préférable pour minimiser les risques d’erreurs et mieux contrôler le flux de données.
Recréez les propriétés personnalisées dans HubSpot : Dynamics permet la création de nombreux champs personnalisés, qu’il est essentiel de recréer dans HubSpot avant d’importer les données, afin de ne rien perdre.
Testez les workflows et automatisations : Microsoft Dynamics propose de nombreuses automatisations. Profitez de la migration pour tester et recréer ces workflows dans HubSpot pour optimiser vos processus commerciaux.
Les risques d'une migration mal opérée
Perte de liens entre objets : Dynamics gère les relations entre objets (contacts, comptes, opportunités) d'une manière plus complexe que HubSpot. Si ces relations ne sont pas correctement migrées, vous pourriez perdre des informations critiques.
Incompatibilité des workflows : Si les workflows automatisés de Dynamics ne sont pas correctement reproduits dans HubSpot, cela peut entraîner des interruptions dans vos processus de vente.
Propriétés mal mappées : Les propriétés de Dynamics peuvent ne pas correspondre directement à celles de HubSpot. Un mauvais mappage pourrait entraîner la perte d’informations cruciales pour vos équipes.
Manque de formation des équipes : Microsoft Dynamics et HubSpot sont très différents dans leur utilisation. Si vos équipes ne sont pas formées à l’utilisation de HubSpot avant la migration, elles risquent d’avoir des difficultés à s’adapter.
La migration de Microsoft Dynamics vers HubSpot peut sembler intimidante en raison de la complexité de Dynamics, mais avec une préparation détaillée et une approche progressive, vous pouvez effectuer cette transition avec succès. En prenant le temps de cartographier vos données, de recréer les workflows et de former vos équipes à l’utilisation de HubSpot, vous poserez les bases d’un CRM mieux adapté aux besoins de vos équipes et à la croissance de votre entreprise.
