Comment bien préparer l’installation de l’intégration Salesforce - Hubspot
Préparation à l'intégration HubSpot-Salesforce
Hygiène et nettoyage des données
Avant d'intégrer HubSpot, prenez le temps d'évaluer la propreté actuelle des données, les sources de données et la santé globale de vos données. Si vous ne consacrez pas de temps au nettoyage des données maintenant, vous aurez bientôt des données corrompues dans deux systèmes au lieu d'un seul.
Si vous avez accumulé des années de dettes en terme de nettoyage, que vous n'êtes pas sûr de l'origine de la plupart de vos données, ou que vous avez l'impression d'avoir de grandes quantités de données dupliquées, inexactes ou incomplètes, il est dans votre intérêt de nettoyer tout cela avant d'installer l'intégration.
Pour évaluer la qualité de vos données, créez et exécutez des rapports de doublons dans Salesforce et effectuez une évaluation de la santé des données. Si vous déterminez que vous avez de nombreux problèmes de données, envisagez de suspendre le processus d'installation de l'intégration jusqu'à ce que vous ayez eu la possibilité de nettoyer vos données.
Gestion du changement
Une fois que vos données sont en ordre, vous devrez vous assurer de communiquer aux autres responsables des systèmes de votre organisation et aux utilisateurs finaux de Salesforce que vous intégrez une nouvelle plateforme avec Salesforce. Ainsi, les autres responsables des systèmes sauront où vont les données et d'où elles viennent, ce qui contribuera à favoriser l'alignement et la collaboration internes.
De plus, communiquez les changements à venir à tous les utilisateurs finaux concernés. Pour ce faire, partagez une mise à jour axée sur la valeur avec vos équipes de vente, marketing et intelligence d'affaires.
Cette mise à jour devrait inclure des exemples de la manière dont HubSpot va améliorer leur quotidien et l'expérience client globale. Mettez en avant deux ou trois façons dont HubSpot sera une amélioration pour l'organisation et fournissez un calendrier estimatif pour la formation et la mise en œuvre. Informer votre équipe dès le début minimisera les défis qui pourraient survenir lors de la mise en œuvre.
Paramètres d'intégration et mappage des champs
HubSpot et Salesforce sont connectés par un utilisateur Salesforce appelé l'utilisateur d'intégration. Cet utilisateur d'intégration crée un pont entre HubSpot et Salesforce, permettant à HubSpot d'accéder aux données. C'est ainsi que nous évitons d'avoir à utiliser des API personnalisées pour communiquer entre les systèmes.
Tout d’abord, parlons de la fréquence de synchronisation de l'intégration HubSpot-Salesforce. La synchronisation se produit toutes les 15 minutes. Cela signifie que les données synchronisables mises à jour dans HubSpot et Salesforce seront synchronisées dans les 15 minutes suivant leur mise à jour.
Les données sont "synchronisables" en fonction des paramètres de synchronisation, de la configuration de l'intégration dans Salesforce, de la liste d’inclusion HubSpot et des types de champs Salesforce.
La chose la plus importante à comprendre concernant l'intégration est les règles de synchronisation pour chaque champ inclus dans l'intégration. Alors, entrons dans le vif du sujet.
Lorsque vous installez l'intégration HubSpot-Salesforce, le mappage par défaut sera défini pour chaque champ. C'est ce qu'on appelle la règle de synchronisation. Il existe plusieurs types de règles de synchronisation :
Préférer Salesforce sauf si vide : Ce paramètre de synchronisation ne mettra à jour le champ dans Salesforce à partir de HubSpot que s'il n'y a pas de valeur pour le champ dans Salesforce. Mais, une fois que le champ a été défini pour la première fois, HubSpot ne peut plus le modifier. Il est vraiment important que vous examiniez les champs qui préfèrent Salesforce. Si vous utilisez un champ de statut de lead ou les propriétés de stade de cycle de vie et que ce paramètre est activé, HubSpot ne pourra pas mettre à jour la valeur de cette propriété.
Toujours utiliser Salesforce : Ce paramètre de synchronisation signifie que, quel que soit le fait que la propriété soit vide ou non, vous ne voulez pas que HubSpot mette à jour ce champ. Cela signifie que seul Salesforce peut ajouter de nouvelles données dans ce champ et HubSpot ne peut pas le modifier.
Synchronisation bidirectionnelle : C'est le meilleur paramètre de synchronisation pour la plupart des champs car HubSpot et Salesforce peuvent le mettre à jour. Il aura toujours la valeur la plus récente.
Ne pas synchroniser : Utilisez ce paramètre si vous ne souhaitez pas que les données de ce champ soient partagées entre HubSpot et Salesforce. S'il s'agit d'un champ par défaut pour lequel vous ne pouvez pas supprimer le mappage, vous pouvez cliquer sur "éditer le mappage" et sélectionner "ne pas synchroniser". Ce champ ne sera alors pas synchronisé. Vous ne pourrez pas supprimer le mappage, car il s'agit d'un mappage standard, mais vous pouvez choisir de ne pas le synchroniser.
Après avoir installé l'intégration, vous voudrez passer en revue chaque champ synchronisé entre HubSpot et Salesforce et confirmer la direction et le paramètre de synchronisation.
Conclusion
L'intégration de HubSpot avec Salesforce offre de nombreux avantages, mais elle nécessite une préparation minutieuse. Assurez-vous que vos données sont propres pour éviter les problèmes de duplication et d'inexactitude. Communiquez efficacement avec les parties prenantes pour qu'elles comprennent les bénéfices et les changements à venir. Configurez soigneusement les paramètres de synchronisation des champs pour maximiser la précision des données partagées. Une intégration bien préparée et exécutée améliore l'efficacité opérationnelle !
