Workflow HubSpot : Les erreurs courantes à anticiper
Les workflows HubSpot, c’est parfait pour automatiser et gagner du temps… jusqu’au moment où quelque chose ne tourne pas rond ! Heureusement, HubSpot vous donne un coup de main avec l’onglet “Erreurs”, qui permet d’identifier les bugs et de garder un œil sur ce qui bloque.
Dans cet article, vous retrouverez les erreurs les plus fréquentes dans les workflows HubSpot, on vous donne nos conseils pour les anticiper et éviter les mauvaises surprises.
Absence d’association et copie de propriété
Dans HubSpot, vous êtes sans doute souvent amené à copier une valeur de propriété d’un objet à l’autre.
Ce type de workflow remonte très régulièrement cette erreur : “Cette propriété n'a pas pu être définie car le contact n'est associé à aucune fiche d'informations cible.”
Pour l’anticiper et éviter les couacs, vous devez vous assurer que les associations nécessaires entre les objets sont en place.
Par exemple, si vous voulez copier une propriété d’une entreprise vers un contact, vous pouvez ajouter le trigger ou la branche ⇒ Nombre de contacts associés est supérieur ou égal à 1.
Impossibilité de définir une phase de cycle de vie
Nombreux sont ceux qui ne savent pas que la phase du cycle de vie est une propriété à part avec un comportement particulier. En effet, un contact ne peut pas reculer dans la phase du cycle de vie car le cycle de vie dans HubSpot est conçu pour être progressif et irréversible. C’est à dire qu'une fois qu'un contact passe à une phase plus avancée, il ne peut pas retourner à une phase précédente via des workflows (de SQL à Lead, par exemple).
C’est pour ça que vous pouvez être amené à voir cette erreur dans vos workflows : “La phase du cycle de vie n'a pas pu être mise à jour, car elle aurait été inversée. Les phases du cycle de vie sont uniquement destinées à avancer dans l'entonnoir .”
Pour l’éviter, vous pouvez ajouter ce critère dans votre trigger ou votre branche ⇒ Phase du cycle de vie n’est aucun des Abonné, Lead, MQL (et toute autre phase antérieure à la phase du cycle de vie que vous souhaitez définir).
HubSpot impose ce procédé pour plusieurs raisons : garantir la cohérence des rapports, des automatisations et du suivi des conversions. Cela évite les bugs dans l’entonnoir marketing et commercial, ainsi que les déclenchements d’actions inappropriées dans les workflows.
Outre l’aspect technique propre à HubSpot, la communication auprès des “vrais Leads” et des “faux Leads” (par exemple, une Opportunité redevenue Lead) ne peut être la même. Il ne sont pas investis de la même manière dans votre entreprise et la relation n’est plus du tout la même. Communiquer de la même manière pour ces deux types de contact n’aurait pas de sens.
Impossibilité d’attribuer un contact à un propriétaire
C’est une de nos recommandations principales : l’attribution automatique des contacts aux équipes commerciales.
Parfois, on peut rencontrer l’erreur suivante : “Il n’existe aucun utilisateur valide parmi lesquels faire tourner les contacts. Cette action permet d'attribuer des contacts à des utilisateurs HubSpot payants”.
HubSpot n’accepte l’attribution de contacts ou entreprise qu’aux utilisateurs disposant de Licences payantes (par exemple Sales ou Service).
Si vous avez sélectionné plusieurs utilisateurs ou une équipe dans l’action de workflow, vérifiez qu’ils disposent tous d’une licence payante.
Si jamais vous ôtez la licence payante d’un utilisateur, vérifiez bien que l’utilisateur n’est plus présent dans aucun workflow encore actif.
Si vous n’avez pas de licence payante à donner à vos utilisateurs et que vous souhaitez tout de même attribuer des propriétaires à vos contacts. Vous pouvez toujours modifier la propriété “Propriétaire du contact” plutôt que d’utiliser l’action “Attribuer à un propriétaire”. Pour reproduire le Round Robin, vous pouvez utiliser une branche “Diffusion aléatoire par pourcentage” en ajoutant une branche par utilisateur HubSpot. ⬇️
Impossibilité d’envoyer une notification à un utilisateur HubSpot
On a souvent besoin d’envoyer des notifications internes par e-mail aux utilisateurs HubSpot. Pour corriger un workflow, effectuer une action, ajouter une information manquante…
Dans ce type de workflow, vous pourrez rencontrer les erreurs suivantes : “Envoi impossible, car aucun destinataire n'a été trouvé.” ou “Impossible d'envoyer la notification par e-mail. Le destinataire doit activer les notifications de workflows.”
Le premier cas intervient quand vous envoyez une notification à un utilisateur spécifique qui n’est pas connu, par exemple le “Propriétaire du contact”. Pour anticiper cette erreur, ajouter un trigger ou une branche : Propriétaire du contact est connu.
Le deuxième cas est un peu plus complexe. Chaque utilisateur peut choisir les notifications qu’il souhaite recevoir d’HubSpot. Assurez-vous que tous les utilisateurs aient bien activé les notifications par e-mail depuis les workflows. Pour éviter de le faire au cas par cas avec chacun de vos utilisateurs, vous pouvez aussi créer et attribuer des profils de notification dans les paramètres des Utilisateurs.
Impossible d’envoyer l’e-mail au contact
Lorsque vous envoyez des e-mails automatisés à des contacts, vous pourrez rencontrer les erreurs suivantes : “Un e-mail envoyé à ce destinataire a été précédemment rejeté.”, “L'adresse e-mail a été mise en quarantaine en raison de taux de rejets permanents récurrents.”, “Cet e-mail n'a pas été envoyé car ce contact est marqué comme non marketing.” ou “S'est déjà désabonné de tous les types d'abonnements.”
Pour éviter ce type d’erreurs, nous vous recommandons d’ajouter les critères suivants dans vos triggers ou branches :
E-mail invalide n’est aucun des Vrai
Raison du rejet permanent est inconnu
Statut du contact marketing est l’un des Contact marketing
Désabonné de tous les e-mails n’est aucun des Vrai
Ainsi, seuls les contacts abonnés à vos communications avec des e-mails valides et un statut marketing recevront vos e-mails automatisés.
Filtre ou valeur invalide
Votre CRM évolue constamment, et c’est bien normal. Vous êtes donc souvent amené à modifier vos propriétés. Il est important d’anticiper l’impact que ces changements peuvent avoir sur vos workflows.
Par exemple, si vous fusionnez deux valeurs de propriété et que l’une d’elle est utilisée dans un workflow, vous rencontrerez l’erreur suivante : “Le filtre utilisé dans ce workflow n'est plus valide.”
Comment éviter de tout casser en modifiant vos propriétés ? C’est simple. Avant de modifier une valeur de propriété, rendez-vous dans les détails de la propriété pour voir où elle est utilisée. Inspectez les workflows associés et effectuez les modifications dans le workflow avant la modifications de vos valeurs de propriété.
Les workflows HubSpot sont de formidables alliés pour automatiser vos process mais ils demandent un peu de vigilance pour éviter les erreurs qui s’accumulent et freinent vos automatisations. En prenant ce réflexe d’anticipation, vous pourrez garder des workflows propres et un onglet “Erreur” à 0. On vous conseille tout de même de vérifier régulièrement cet onglet d’erreur car, malgré toutes les précautions, vous aurez forcément des petites choses à corriger dans vos workflows.
Besoin d’un coup de main pour optimiser vos workflows ? On est là pour ça ! N’hésitez pas à nous contacter pour en discuter.
