8 étapes pour réussir sa migration de données vers le CRM HubSpot

Migrer vers HubSpot ne se résume pas à un simple changement d’outil : c’est l’opportunité de repartir sur des bases saines, de remettre à plat vos process, et d’aligner vos équipes autour d’un CRM moderne, performant et facile à exploiter. Chez Cérès, nous avons accompagné de nombreuses entreprises dans leur migration vers HubSpot. Aujourd’hui, nous partageons avec vous les grandes étapes de notre méthodologie pour réussir votre transition vers votre nouveau CRM.

Auditer votre CRM actuel

Avant toute migration, il est essentiel d’analyser votre CRM existant. Objectif : comprendre les données réellement utilisées, identifier les processus en place, cartographier les intégrations, et mettre en lumière les points de friction.

Associez vos équipes métiers à cette phase : ce sont eux qui utilisent le CRM au quotidien et qui sauront identifier les informations essentielles à conserver. Ce travail d’analyse collaborative permet de ne rien oublier, de hiérarchiser les priorités, et de poser les fondations d’un CRM réellement aligné avec les usages.

Nettoyer et structurer vos données

Une migration réussie commence par des données propres et bien organisées. Il faut :

• Supprimer les doublons, les données obsolètes et les enregistrements de test

• Corriger les erreurs de format (téléphone, email, devises, dates…)

• Unifier les champs de même type pour éviter les dispersions (ex : “Industrie” vs “Secteur”)

• Enrichir les enregistrements avec les données manquantes via des outils comme Dropcontact

💡 Sauvegarde indispensable : avant toute action, réalisez une sauvegarde complète de vos données existantes. Elle vous permettra de revenir en arrière en cas de souci et de vérifier les correspondances entre anciens et nouveaux champs lors des tests.

C’est également le bon moment pour définir l’architecture des objets dans HubSpot (contacts, entreprises, transactions, tickets…) et anticiper les associations nécessaires.

Définir un cahier des charges précis

Un cahier des charges bien construit est la clé pour cadrer la migration. Il doit inclure :

• Les objectifs business de la migration

• Le périmètre des données migrées (objets, propriétés, historiques…)

• Le mapping précis entre les champs de votre ancien CRM et ceux de HubSpot

• Les outils impliqués (dont les éventuelles intégrations)

• Le planning projet et les parties prenantes responsables à chaque étape

Si vous choisissez de passer par une migration automatisée, prévoyez dans ce cahier des charges les options techniques : API HubSpot, connecteurs tiers (Trujay, Import2, Data2CRM), ou intégrations natives (ex : Salesforce <> HubSpot).

Préparer l’environnement HubSpot

Avant d’importer vos données, vous devez configurer HubSpot pour qu’il reflète vos process et facilite l’adoption.

Voici les éléments à préparer :

• Création des propriétés personnalisées nécessaires

• Paramétrage des pipelines de vente, tickets, ou projets

• Définition des phases du cycle de vie

• Paramétrage des utilisateurs, rôles et permissions

• Mise en place des formulaires, listes, workflows et intégrations

• Connexion de votre domaine, configuration RGPD et suivi des cookies

Cela garantit que vos données seront importées dans un environnement déjà structuré et exploitable.

Importer les données et assurer les bonnes associations

Il existe plusieurs façons d’importer des données dans HubSpot :

• Imports manuels (Excel / CSV) : méthode simple et précise si vos fichiers sont bien structurés.

• Utilisation de l’API HubSpot : idéale pour automatiser les imports volumineux ou complexes (nécessite des compétences techniques).

• Intégrations natives : si vous migrez depuis Salesforce, Pipedrive, Zoho, etc., profitez des connecteurs HubSpot.

• Solutions tierces spécialisées : des outils comme Trujay, Import2 ou Data2CRM facilitent les transferts pour les CRM classiques (attention au coût et aux limitations).

Pensez à bien mapper les champs de votre ancien CRM avec ceux d’HubSpot, et à associer correctement les objets entre eux (ex : contacts <> entreprises <> deals). Prévoyez également des imports incrémentaux si vous migrez en plusieurs temps.

Tester et valider l’ensemble

Avant de rendre HubSpot accessible à l’ensemble des équipes, une phase de tests rigoureuse est indispensable.

• Vérifiez l’intégrité des données migrées (formats, champs vides, doublons…)

• Testez les formulaires, workflows, pipelines et automatisations

• Validez les permissions utilisateurs

• Contrôlez le bon fonctionnement des intégrations connectées

• Simulez les parcours utilisateurs clés (création d’un deal, soumission de formulaire, prise de RDV…)

Impliquez les équipes métiers dans cette phase : ce sont eux qui détecteront le plus facilement les anomalies. Faites-leur tester leurs cas d’usage réels pour vous assurer que tout est fluide et cohérent.

Former les équipes

La réussite de la migration dépend aussi de la capacité des équipes à s’approprier l’outil. Pour cela :

• Organisez des formations par rôle (commerciaux, marketeurs, support, admin)

• Proposez des ateliers pratiques (ex : créer un deal, envoyer un email, lancer une campagne)

• Créez une documentation interne simple et accessible

• Mettez en place un support de proximité pendant les premières semaines

Le changement d’outil est aussi un changement d’habitudes : communiquez sur les bénéfices du nouveau CRM, montrez les gains concrets (temps, clarté, automatisation) pour favoriser l’adoption.

Suivre l’après-migration

Une fois la migration finalisée, le travail continue. Le suivi post-migration est essentiel pour consolider l’usage du CRM.

• Organisez des points de suivi à J+7, J+14, J+30

• Corrigez les éventuelles erreurs remontées par les équipes

• Mesurez l’impact de la migration grâce à des KPI bien choisis :

  • Taux d’adoption (connexion, mises à jour, tâches réalisées)

  • Nombre de données enrichies ou mises à jour

  • Suivi de la création de contacts / deals / tickets

  • Réduction des actions manuelles grâce aux automatisations

  • Qualité des données (complétude, cohérence)

Si vous disposez du Hub Operations, vous pouvez également activer les outils de surveillance de la qualité de la donnée pour maintenir un haut niveau de fiabilité dans le temps.

Envie d’aller plus loin ?

Téléchargez notre guide complet de migration vers HubSpot pour accéder à :

• Des checklists détaillées à chaque étape

• Un modèle de cahier des charges prêt à remplir

• Des exemples de mapping de données

• Des bonnes pratiques pour structurer vos imports

• Des astuces pour impliquer vos équipes et réussir l’adoption

Ce guide vous permettra d’éviter les pièges classiques et de démarrer dans HubSpot sur des bases solides, sans stress et sans perte d'information.