Les étapes pour migrer votre CRM Monday vers HubSpot

Migrer de Monday à HubSpot est une excellente option pour centraliser vos données commerciales et de gestion de projet. Voici un guide détaillé pour réussir cette migration.

1. Préparation des Données dans Monday

La première étape est de préparer les données dans Monday. Identifiez les éléments essentiels à migrer, comme les contacts, projets, et tâches.

Étapes :

• Sélection des données : Choisissez les contacts, projets, et tâches que vous souhaitez transférer. Analysez également les dépendances entre les objets.

• Exportation des données : Exportez ces données sous forme de fichiers CSV. Chaque type d’objet doit être exporté séparément pour éviter la confusion.

2. Préparation des Fichiers CSV

Les fichiers exportés depuis Monday doivent être formatés pour être compatibles avec HubSpot.

Étapes :

• Organisation des fichiers : Assurez-vous que chaque colonne des fichiers correspond à un champ dans HubSpot. Créez les propriétés manquantes dans HubSpot avant l’importation.

• Nettoyage des fichiers : Supprimez les doublons et les informations obsolètes.

3. Importation dans HubSpot

Après avoir formaté vos fichiers, commencez à importer les données dans HubSpot en plusieurs étapes.

Étapes :

• Importation des contacts et tâches : Importez d’abord les contacts, puis associez les tâches et projets en utilisant les outils d’importation de HubSpot.

• Importation des projets et dépendances : Si vous gérez des projets avec Monday, recréez leur structure dans HubSpot en utilisant les pipelines.

4. Recréation des Pipelines et Automatisation

HubSpot permet de recréer des pipelines pour les ventes ou la gestion de projet. Profitez de cette migration pour automatiser vos processus.

Étapes :

• Création des pipelines de projets : Utilisez les pipelines de HubSpot pour recréer la structure de gestion de projet présente dans Monday.

• Automatisation des tâches : Utilisez les workflows pour automatiser la gestion des tâches et l'attribution des projets.

5. Validation et Tests des Données

Une fois la migration effectuée, il est crucial de valider que les données ont été importées correctement.

Étapes :

• Vérification des données : Vérifiez que toutes les tâches, projets, et contacts sont correctement mappés.

• Test des workflows : Assurez-vous que les automatisations fonctionnent correctement.

6. Formation des Équipes et Déploiement

Formez vos équipes à l'utilisation de HubSpot, puis finalisez la migration en arrêtant l’utilisation de Monday.

Nos conseils pour bien migrer Monday vers HubSpot

1. Identifiez les données critiques : Monday est principalement un outil de gestion de projet, il est donc crucial de bien identifier les tâches, contacts et projets que vous souhaitez migrer vers HubSpot pour éviter la perte d’informations importantes.

2. Segmentez vos projets en phases adaptées à HubSpot : Profitez de la migration pour restructurer vos projets en phases plus adaptées aux pipelines de HubSpot, notamment pour gérer les tâches et les objectifs commerciaux.

3. Créez des propriétés spécifiques dans HubSpot : Monday utilise de nombreux champs personnalisés pour gérer les projets. Créez ces propriétés dans HubSpot avant la migration pour assurer que toutes les données sont correctement intégrées.

4. Testez la compatibilité des dépendances entre tâches : Dans Monday, certaines tâches sont dépendantes les unes des autres. Testez bien la compatibilité de ces dépendances dans HubSpot pour ne pas perdre en visibilité sur l’avancement des projets.

Les risques d'une migration mal opérée

1. Perte de la structure des projets : Si vous migrez des projets complexes de Monday vers HubSpot sans adapter la structure des pipelines, vous risquez de perdre le suivi précis des tâches et des échéances.

2. Incompatibilité des dépendances de tâches : Les dépendances entre tâches dans Monday peuvent ne pas être directement compatibles avec HubSpot, ce qui peut entraîner une désorganisation des projets.

3. Propriétés spécifiques non transférées : Monday permet une personnalisation très fine des champs. Si ces propriétés ne sont pas recréées dans HubSpot avant la migration, vous risquez de perdre des données importantes.

4. Risque de confusion pour les équipes : Le passage d’un outil de gestion de projet à un CRM peut perturber vos équipes, surtout si la formation n’a pas été planifiée en amont de la migration.

Migrer de Monday vers HubSpot permet d’allier une gestion des projets simplifiée à la puissance d’un CRM complet. Toutefois, pour réussir cette transition, il est crucial de bien identifier les données à migrer, de recréer une structure de projet adaptée aux pipelines de HubSpot et de tester la compatibilité des dépendances entre tâches. Avec une préparation adéquate et une formation des équipes, HubSpot peut devenir un atout majeur pour centraliser vos efforts commerciaux et vos projets dans un seul outil.