Les étapes pour migrer votre CRM Sellsy vers HubSpot
La migration de Sellsy vers HubSpot permet de passer à un CRM plus performant et mieux adapté aux processus de vente automatisés. Ce guide détaille les étapes techniques nécessaires pour assurer une migration réussie.
1. Préparation des Données dans Sellsy
Commencez par analyser et préparer les données que vous souhaitez migrer. Sellsy propose une grande variété de modules, dont les contacts, entreprises, opportunités, factures et tâches.
Étapes :
Sélection des données : Décidez quelles données vous devez transférer (contacts, affaires, tâches) et celles que vous souhaitez archiver ou ignorer.
Nettoyage préalable des données : Utilisez cette migration pour mettre à jour vos informations et éliminer les doublons et les contacts obsolètes.
Exportation des données : Exportez les données depuis Sellsy sous forme de fichiers CSV. Chaque type d’objet (clients, affaires, activités) doit être exporté séparément.
2. Préparation des Fichiers pour l’Importation
Une fois vos données exportées, préparez les fichiers CSV pour leur importation dans HubSpot. Assurez-vous que les fichiers sont correctement formatés.
Étapes :
Vérification des formats de données : Assurez-vous que les colonnes du CSV correspondent aux propriétés dans HubSpot, comme le nom de l’entreprise, l’adresse, les montants des affaires, etc.
Création de propriétés personnalisées : Si Sellsy utilise des champs personnalisés que HubSpot ne possède pas par défaut, créez ces propriétés dans HubSpot avant de lancer l’importation.
3. Importation des Données dans HubSpot
L’importation dans HubSpot se fait en plusieurs étapes, en commençant par les contacts et les entreprises, puis en migrant les affaires, tâches et autres activités.
Étapes :
Importation des contacts et entreprises : Importez d’abord les clients et entreprises dans HubSpot, en veillant à bien mapper les colonnes du fichier CSV aux propriétés correspondantes.
Importation des affaires (transactions) : Utilisez l’outil de gestion des transactions de HubSpot pour importer vos affaires Sellsy en tant que transactions dans HubSpot.
Importation des activités : Importez les tâches, emails et autres interactions liées aux contacts ou aux affaires.
4. Recréation des Pipelines et Workflows
Les pipelines dans Sellsy sont souvent personnalisés. Vous devrez recréer ces phases dans HubSpot et automatiser vos processus pour améliorer l’efficacité des ventes.
Étapes :
Reconfiguration des pipelines : Reproduisez vos pipelines dans HubSpot, en veillant à bien adapter les phases et les statuts des affaires.
Mise en place des workflows : Créez des workflows automatiques dans HubSpot pour automatiser la gestion des leads, les suivis de transactions et la notification des équipes.
5. Validation des Données et Tests
Une fois la migration terminée, il est crucial de vérifier que toutes les données ont été correctement importées et que les workflows fonctionnent bien.
Étapes :
Vérification des données : Testez les données migrées pour vous assurer qu’il n’y a ni doublons ni pertes de données.
Test des workflows : Testez les workflows pour vous assurer que les automatisations fonctionnent comme prévu.
6. Formation et Arrêt de Sellsy
Une fois les tests effectués, formez vos équipes à HubSpot et désactivez progressivement l’accès à Sellsy pour éviter toute confusion ou duplication d’informations.
Nos conseils pour bien migrer Sellsy vers HubSpot
Segmentez vos données avant l’exportation : Sellsy contient de nombreuses informations liées aux ventes, aux factures et aux tâches. Segmentez ces données pour les organiser plus efficacement lors de l’importation dans HubSpot.
Analysez les données financières et les rapports : Sellsy contient des modules de facturation qui n’ont pas d’équivalents directs dans HubSpot. Assurez-vous que ces données soient correctement exportées et sauvegardées pour une éventuelle réintégration via un autre outil.
Automatisez vos workflows commerciaux dans HubSpot : Après avoir migré vos données, configurez des workflows pour automatiser la gestion des leads, les suivis de ventes et la notification des équipes.
Testez la cohérence des opportunités et tâches : Testez l’importation des opportunités et tâches pour vérifier que les phases de vente et les étapes associées sont bien conservées dans HubSpot.
Les risques d'une migration mal opérée
Erreur de mappage des transactions : Sellsy gère les transactions de manière différente de HubSpot. Un mappage incorrect peut entraîner la perte de données ou des opportunités mal attribuées.
Doublons de contacts : Une mauvaise gestion des doublons lors de l’importation des contacts dans HubSpot peut créer des fiches redondantes, rendant difficile le suivi des interactions.
Données financières non prises en charge : Les données de facturation dans Sellsy risquent de ne pas être directement utilisables dans HubSpot. Si elles sont mal migrées, vous pourriez perdre des informations critiques pour la gestion financière.
Non-concordance des étapes de vente : Si les phases de vente de vos pipelines Sellsy ne sont pas correctement adaptées à HubSpot, vous risquez de fausser le suivi de vos transactions et de perturber votre processus commercial.
La migration de Sellsy vers HubSpot vous offre une opportunité unique de rationaliser vos processus de vente et d’intégrer des outils plus puissants d’automatisation et de suivi commercial. Cependant, pour réussir cette transition, il est important de bien structurer vos données avant l’importation et d’anticiper les différences entre les deux systèmes. Avec une planification soignée et une mise en place progressive, HubSpot peut devenir un levier majeur de croissance pour vos équipes commerciales.
