Les étapes pour migrer votre CRM Zoho vers HubSpot

Migrer de Zoho CRM vers HubSpot peut sembler complexe, mais avec une approche structurée et des étapes bien définies, vous pouvez réussir cette transition en minimisant les perturbations. Voici un guide détaillé pour vous accompagner à chaque étape de la migration.

1. Planification de la Migration et Évaluation des Données

La première étape consiste à faire un audit de toutes les données présentes dans Zoho CRM. Zoho utilise une structure modulaire avec des objets comme Contacts, Entreprises, Opportunités, Tâches, etc.

Étapes :

• Audit des données : Faites une évaluation des objets et des données que vous souhaitez transférer vers HubSpot.

• Nettoyage des données : Profitez de cette migration pour éliminer les données obsolètes ou dupliquées. Cela inclut la vérification des doublons et des erreurs de saisie.

• Exportation des données : Zoho permet l’exportation en CSV de chaque module individuellement. Exportez séparément les contacts, entreprises, opportunités, et autres objets pertinents.

2. Préparation des Données pour l’Importation

Les fichiers exportés depuis Zoho doivent être préparés pour une importation correcte dans HubSpot. HubSpot possède une structure différente, donc il est essentiel de mapper correctement les champs.

Étapes :

• Structure des fichiers CSV : Assurez-vous que chaque colonne des fichiers exportés correspond à une propriété existante dans HubSpot (ex. : nom, email, numéro de téléphone).

• Propriétés personnalisées : Si vous avez des champs personnalisés dans Zoho, vous devrez les recréer dans HubSpot pour les inclure dans votre processus d’importation.

3. Importation des Données dans HubSpot

Maintenant que vos fichiers sont prêts, vous pouvez commencer à les importer dans HubSpot. Utilisez l’outil d’importation de HubSpot pour chaque objet (Contacts, Entreprises, Transactions, Activités).

Étapes :

• Importation des contacts et entreprises : Commencez par importer les contacts et les entreprises, car les autres objets y seront liés.

• Importation des transactions et opportunités : Utilisez l’outil de gestion des transactions de HubSpot pour importer vos opportunités, en vous assurant de mapper correctement les informations clés comme les montants et les dates de clôture.

• Importation des activités (emails, tâches, appels) : Les activités comme les tâches, appels ou emails doivent être importées et associées aux bons contacts ou transactions.

4. Re-création des Pipelines et Automatisation dans HubSpot

Zoho et HubSpot utilisent tous deux des pipelines pour suivre les transactions, mais leur structure diffère. Vous devrez recréer vos pipelines de ventes dans HubSpot et tirer parti des fonctionnalités d’automatisation.

Étapes :

• Reconfiguration des pipelines : Créez des pipelines de ventes dans HubSpot en reprenant les phases existantes de Zoho.

• Automatisation des workflows : Utilisez les workflows de HubSpot pour automatiser les tâches telles que l'attribution des leads ou l'envoi d'emails de suivi.

5. Validation et Test des Données Migrées

Une fois l’importation terminée, il est crucial de tester et valider la cohérence des données dans HubSpot. Cela comprend la vérification des champs, la précision des transactions, et le bon fonctionnement des pipelines.

Étapes :

• Vérification des doublons : Utilisez l’outil de détection de doublons de HubSpot pour éviter d’avoir des données dupliquées.

• Test des workflows et pipelines : Simulez des transactions pour vous assurer que tout fonctionne correctement et que les automatisations sont bien en place.

6. Formation des Équipes et Déploiement Final

L’étape finale consiste à former vos équipes sur l’utilisation de HubSpot et à effectuer une transition progressive pour arrêter l’utilisation de Zoho.

Nos conseils pour bien migrer Zoho CRM vers HubSpot

1. Préparez un plan de migration détaillé : Zoho CRM dispose de nombreuses fonctionnalités et objets personnalisables. Avant de migrer, réalisez une cartographie complète de vos données et des champs personnalisés à transférer dans HubSpot.

2. Optimisez la structure des pipelines : Revoir la structure de vos pipelines Zoho vous permet de profiter des workflows et automatisations de HubSpot. Ajustez les phases de votre pipeline pour un suivi optimal dans HubSpot.

3. Nettoyez vos données avant l’exportation : Zoho CRM peut accumuler beaucoup de données obsolètes au fil du temps. Profitez de cette migration pour nettoyer les informations inutiles et éviter de surcharger HubSpot avec des données périmées.

4. Utilisez des tests d’importation : Avant de migrer la totalité de vos données, réalisez un test d’importation avec un petit échantillon pour vérifier que le mappage des champs et des objets est correct dans HubSpot.

Les risques d'une migration mal opérée

1. Perte de données : Zoho CRM utilise des objets et des champs spécifiques qui peuvent ne pas correspondre directement à ceux de HubSpot. Si le mappage est mal effectué, cela peut entraîner la perte de données critiques.

2. Propriétés personnalisées non transférées : Si vous avez de nombreux champs personnalisés dans Zoho, ne pas les recréer correctement dans HubSpot pourrait entraîner des informations manquantes ou mal organisées.

3. Gestion des doublons : Zoho CRM peut contenir des doublons, et sans un processus de déduplication bien structuré dans HubSpot, vous risquez de vous retrouver avec des enregistrements dupliqués.

4. Transition non fluide pour les équipes : Si la formation des équipes sur HubSpot n’est pas faite avant la migration, cela peut causer une baisse de productivité importante, car l’adaptation à un nouveau système prend du temps.

Migrer de Zoho CRM vers HubSpot est un projet stratégique qui peut apporter de nombreux bénéfices en matière d'automatisation, de centralisation des données et de gestion des ventes. Toutefois, une préparation rigoureuse, la création de propriétés adaptées et une validation minutieuse des données sont essentielles pour assurer une transition en douceur. En suivant les bonnes pratiques et en anticipant les risques, vous pouvez non seulement éviter les écueils courants, mais aussi optimiser vos processus pour tirer le meilleur parti de HubSpot.