Intégration HubSpot x Calendly: Optimisez vos performances commerciales et accélérez votre processus de vente

Calendly, c’est quoi ?

Conditions préalables: Vous devez être administrateur sur Calendly pour authentifier HubSpot.

Calendly est un outil simple d’utilisation qui permet la planification de plusieurs types de rendez-vous: réunion individuelle, réunion collective, rendez-vous de groupe (pour des séminaires ou formations) ou encore l’attribution automatique des rendez-vous selon les créneaux disponibles des personnes.

Cependant, au-delà de son utilisation de primaire, il est nécessaire de creuser pour découvrir tout le potentiel que cet outil peut offrir lorsqu’il est connecté à d’autres. 

Pourquoi connecter Calendly à HubSpot ?

L'intégration Calendly x HubSpot procure un gain de temps considérable à l’équipe commerciale. Celle-ci permet la mise à jour automatique de HubSpot CRM (contacts et activités) à chaque fois qu’il y a une interaction d’un contact avec une réunion Calendly. La connexion des deux outils permet donc d’éliminer la saisie manuelle des données en synchronisant les données Calendly à celles de HubSpot. Ainsi, les équipes peuvent avoir accès directement sur HubSpot à toutes informations mises à jour sur Calendly.

Comment fonctionne l’intégration et que permet-elle concrètement ?

Quand une réunion est planifiée sur Calendly, 3 éléments majeurs sont automatiquement modifiés ou créés sur HubSpot, à savoir: les contacts, les activités et les questions et réponses personnalisées.

 1. La création des contacts, leur mise à jour et leur assignation à un propriétaire HubSpot :

Côté « contacts », lorsqu’un événement est panifié sur Calendly, HubSpot effectue une recherche basée sur l’adresse email de l’invité Calendly, puisque c’est la clé de la création de contact dans le CRM. 

* Dans le cas où l’adresse email est retrouvée, le contact existe donc sur la plateforme. HubSpot mettra alors à jour les détails relatifs à l’activité du contact.

Cependant, la prise d'un nouveau rendez-vous Calendly par le même contact, n'entraînera aucune modification au niveau de certains champs synchronisés à la création du contact, à savoir, le propriétaire du contact ou les réponses personnalisées dont HubSpot conservera l’information d’origine.

* Dans le cas où l’adresse email n’est pas retrouvée sur HubSpot, un nouveau contact est créé et les champs HubSpot sont remplis en fonction des informations correspondantes sur Calendly.

Point d’attention: Si l’email de l’utilisateur Calendly ne correspond pas à celui d'un utilisateur HubSpot, HubSpot définira le champ « propriétaire du contact » comme non attribué.

2. La création et mise à jour des événements et activités:

Dès lors qu’une personne prend rendez-vous sur Calendly, une nouvelle activité est créée sur HubSpot, qui affichera les champs ci-dessous sur la fiche du contact.

• Type: Rendez-vous

• Titre: Calendly: {Nom de l’évènement}

• Propriétaire du contact

• Nom et description du participant

• Durée du rendez-vous

Point d’attention: Les modifications relatives à la date ou à la durée de l’évènement à partir de HubSpot ne seront pas visibles sur Calendly.

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Point d’attention : Il n’existe aucun lien entre Calendly et l’outil réunion de HubSpot. Les réunions Calendly ne s'afficheront donc pas dans la rubrique « Réunion » de la fiche de contact mais uniquement dans « Activité ».

Mise à jour des évènements :

Les évènements Calendly qui sont reportés ou annulés par l’un des participants sont automatiquement mis à jour dans « Activité » de HubSpot. 

Lorsqu’un évènement est annulé, l’activité n’est pas pour autant supprimée. En effet, l’historique de l’activité est conservé et affiché sous ce format: [Annulé] Calendly: {Nom de l’évènement}

La mise à jour des informations Calendly sur HubSpot permet à votre équipe de bien comprendre le parcours client. 

En effet, la mise à disposition d’un historique contenant certaines informations telles que la date à laquelle le client a été rencontré par l’équipe pour la dernière fois ou l’objectif de la réunion en question, permet une meilleure organisation dans la gestion des prospects, un meilleur suivi du parcours client et par la suite une optimisation de la relation client.

3. La mise à jour des questions et réponses personnalisées

Calendly Questions et réponses personnalisées

Dans Calendly, il est possible de mettre en place des questions personnalisées aux formulaires afin de recueillir des informations stratégiques sur les ventes.

Les informations seront automatiquement synchronisées ainsi que la création des propriétés custom HubSpot correspondantes qui seront "mappées" automatiquement.

Ces informations collectées grâce aux questions seront ajoutées sur la fiche contact HubSpot.

Comment connecter Calendly à HubSpot ?    

Visitez votre page Intégrations, puis sélectionnez HubSpot:

Enfin, vous devez authentifier votre compte afin de vous connecter:

Comment tirer davantage profit de l’intégration HubSpot x Calendly à l’aide de l’automatisation HubSpot ?

Quelques idées d’utilisation possible des champs Calendly dans l’automatisation sur HubSpot: 

1. Intégrer des liens de planification de rendez-vous Calendly aux pages de votre site HubSpot ou de les incorporer aux emails HubSpot.

2. Alimenter les propriétés HubSpot selon la question ou réponse personnalisée Calendly. 

Point d’attention: lorsqu’on souhaite mettre en place un déclencheur sur un événement Calendly précis, il convient de l’écrire sous la forme Titre: Calendly: {Nom de l’évènement} vu plus haut comme par exemple: « Calendly: Échange avec la team ».

3. Utiliser les informations recueillies à partir de Calendly pour faire évoluer les prospects de phases de cycle de vie, de statut ou encore dans le scoring mis en place sur HubSpot. 

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4. Créer des listes de contacts afin de générer des campagnes marketing ou des séquences d’emailing ciblées. 

Par exemple: une liste suivant le nom de l’évènement Calendly sur lequel le RDV a été planifié afin de segmenter selon l’intérêt que suscite la personne.

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Point d'attention: Pour utiliser, dans l'automatisation HubSpot, les informations Calendly qui figurent dans "Activité" de la fiche de contact HubSpot, il faut trouver le nom exact du champ recherché. Par exemple, la date du rendez-vous correspond à "Heure de début de la réunion" ou le résultat à "Résultat de la réunion ". 

Vous pouvez consulter cette documentation HubSpot qui renseigne sur l'utilisation des filtres d'activité (section "Réunions").

5. Créer des objets HubSpot autre que contact grâce aux informations transmises par Calendly:

Par exemple: créer des transactions lorsqu’un rendez-vous pour une démonstration est programmé.

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6. L’envoi d’une notification HubSpot (ou à travers d’autres outils connectés comme Slack) lorsqu’un rendez-vous est planifié afin d’obtenir un suivi des prospects en quelques clicks.‍

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Il existe donc plusieurs manières de tirer avantage des fonctionnalités HubSpot grâce aux informations récoltées à travers Calendly pour effectuer des actions automatisées.  

Cependant, l’automatisation peut aussi intervenir au niveau du suivi / reporting grâce à l’outil « Dashboard » de HubSpot. En effet, cette fonctionnalité va permettre de suivre l’évolution des planifications de réunions Calendly et les contacts générés à travers l’outil: selon la date des rendez-vous, la date de prise des rendez-vous, le nombre de rendez-vous, les événements Calendly…

L’intégration HubSpot x Calendly permet donc de tirer pleinement parti de la planification automatisée pour optimiser le temps et le processus de votre équipe de vente !